L’art. 2250 del Codice Civile, così come modificato dall’art. 42, L. 88/2009 prevede per le società di capitali di pubblicare le informazioni legali in tutti i propri atti, quali corrispondenza, spazio elettronico collegato alla rete telematica ad accesso pubblico sul quale si effettua attività di comunicazione e negli altri luoghi virtuali di comunicazione, come email e profili sui social networks.
Gli obblighi di visibilità sul web
Dati da pubblicare: ragione sociale, sede legale, Codice Fiscale e Partita IVA, posta elettronica certificata (PEC), Ufficio del Registro dove si è iscritti, numero Repertorio economico amministrativo (Rea), capitale in bilancio (società di capitali), l’eventuale liquidazione in seguito a scioglimento, eventuale stato di società con unico socio (Spa e Srl unipersonali), società o ente alla cui attività di direzione e di coordinamento la società è soggetta (art. 2497-bis c.c.).
Partite IVA
Sussiste l’obbligo di pubblicare la Partita IVA sulla home page del sito per i soggetti passivi è confermato anche dall’art. 35, D.P.R. 633/1972, modificato dall’art. 2, D.P.R. 404/2001, mentre la R.M. 16 maggio 2006, n. 60/E sottolinea che l’onere di pubblicazione riguarda anche siti web utilizzati per motivi pubblicitari.
E-Commerce
Per tutte le aziende che sono attive nel commercio elettronico, l’art. 7, D.Lgs. 70/2003 prevede di rendere accessibili gli estremi del venditore (domicilio o sede legale) e del prestatore (compresa posta elettronica), il numero di iscrizione Rea o Registro Imprese; indicazione ed estremi dell’autorità competente in caso di attività soggetta a concessione, licenza o autorizzazione.
Le sanzioni : pecuniarie
Il mancato rispetto delle disposizioni dell’art. 2630 c.c., modificato dall’art. 42, co. 1, L. 88/2009, prevede sanzioni pecuniarie:
in caso di mancato adempimento degli obblighi di cui all’art 2250, co. 1, 2, 3, 4, c.c. (amministratore, sindaco, liquidatore, amministratore giudiziario e commissario governativo) tra 206 e 2.065 euro dalla Camera di Commercio;
in caso di inadempienze di comunicazione imposte dalla legge tributaria tra 258,23 e 2.065,83 euro.
Privacy utenti web
La legge impone la riservatezza dei dati sensibili degli utenti lasciati sul sito aziendale: qualora vengano richiesti per iscriversi ad una newsletter o per contattare la società, è necessario richiedere un consenso informato, espresso solo dopo la lettura dell’informativa sulla tutela della privacy. In caso di omessa indicazione dell’informativa sono previste per il responsabile del trattamento sanzioni tra 6.000 e 36.000 euro (art. 161, D.Lgs. 196/2003).
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Anche sessioni telefoniche e accessi online vanno protetti da uso indesiderato, fraudolento o accidentale, e si impone la notifica dell’eventuale uso di cookies che memorizzano i dati di navigazione ricostruendo usi e abitudini online. Ciò è frutto dei due recenti decreti legislativi in vigore da giugno 2012: il D.Lgs. 28.5.2012, n. 69 e il D.Lgs. 28.5.2012, n. 70.
Cookie e privacy . gli obblighi di trasparenza
Fusioni o scissioni
In caso di progetto di fusione o scissione è possibile pubblicare le notizie sul sito internet invece che iscriverle sul Registro Imprese (artt. 2501-ter, 2501-quater, 2501-quinquies e 2501-septies c.c., modificati dal D.Lgs. 22.6.2012, n. 123). Per la pubblicazione sul web si deve garantire la sicurezza del sito, l’autenticità dei documenti e certezza della data di messa online tramite firma digitale e marcatura temporale. Con tali pubblicazioni è possibile evitare le spese (diritti di bollo e segreteria: 150 euro), accorciare i tempi di pubblicazione che è immediata) ed evitare l’incombenza burocratica dell’invio della documentazione ai soci.